Prognoz dotyczących tego, jak będzie wyglądał świat po pandemii jest tyle, ilu jest prognozujących. Praca zdalna ma jednak największe szanse, by zostać z nami na zawsze.
Liczby robią wrażenie. O ile przed pandemią ze zdalnych form pracy korzystało ledwie kilka procent firm, podczas pierwszej fali zachorowań było to już kilkadziesiąt procent (przykładowo w najmniejszym województwie – opolskim – koło 45 proc., w Małopolsce ok. 85 proc.). Przed nowym wyzwaniem stanęli zarówno pracownicy, którzy z dnia na dzień musieli przenieść pracę do domu, jak i ich szefowie, którzy starali się zaadaptować szybko stare nawyki do nowej rzeczywistości. O czym warto pamiętać, będąc szefem rozproszonego zespołu?
1. Niepokój jest normalny. Ale nie przenoście go na pracowników
Pamiętacie te czasy, kiedy mogliście przejść korytarzem i od razu wiedzieliście, kto pracuje, a kto nie? Albo kiedy zauważyliście szeptanie na korytarzach i już wiedzieliście, co niepokojącego dzieje się w firmie? W pracy zdalnej tak to nie działa. Może dlatego najbardziej deficytową walutą jest dziś zaufanie. Zanim interwencyjnie zaczniecie przepytywać pracowników z tego, czego dziś dokonali, zadbajcie o to, żeby kryteria i sposób raportowania wyników był zrozumiały, przejrzysty, niezbędny i dotyczył każdego. I najważniejsze: żeby nie był celem samym w sobie. Praca zdalna wymaga większego zaufania- pracowników do szefów i szefów do pracowników. Sami odpowiedzcie sobie na pytanie, czy wydawaniem poleceń i kontrolą osiągniecie ten cel. Możecie być za to pewni, że ich nieskuteczne stosowanie spotęguje frustrację.
2. Przygotujcie się na reakcje emocjonalne, ale ich nie projektujcie
W pracy zdalnej łatwiej o nieporozumienia. Zwłaszcza, jeśli to pandemia spowodowała zmianę pracy zespołu, który wcześniej doskonalił się w czytaniu wzajemnych reakcji. Zróbcie taki eksperyment: przeczytajcie na głos maila, którego dostaliście od pracownika i poproście kogoś innego o zrobienie tego samego. Inaczej prawda? Czytając najpewniej przypisaliście do niego wyobrażone sobie emocje. Wasi pracownicy robią to samo. Jeśli chcecie się o tym przekonać poproście znajomego, żeby przeczytał maila od was do pracowników. W waszych głowach brzmiał inaczej, prawda? To zupełnie normalne, wcześniej mieliście do dyspozycji słowo pisane, głos i cały arsenał komunikacji niewerbalnej. Dziś najczęściej ograniczacie się do maili i telekonferencji. Dodatkowa rada: większość ludzi, kiedy używa narzędzi do telekonferencji patrzy na siebie lub na rozmówców. Jeśli chcecie sprawić wrażenie, że patrzycie komuś w oczy, musicie skupić się na kamerce. I nie jest to tak proste i naturalne, jak patrzenie komuś w twarz. To jest właśnie różnica.
3. Budujcie nowe rytuały
Na początku epidemii, kiedy mnóstwo firm i instytucji dopiero uczyło się nowoczesnych narzędzi komunikacji zdalnej, wielu szefów decydowało się na organizację luźniejszych, wirtualnych spotkań „przy kawie”, znajomi, którzy wcześniej się spotykali chcieli uczestniczyć w „telewinie”, a ludzie którzy chodzili do kina organizowali wspólne seanse na FB. Chęć przeniesienia dawnego życia do internetu w skali możliwie przypominającej 1:1 jest naturalne. Problem w tym, że rzadko działa. Dzisiaj zebrań zdalnych jest w firmach tak dużo, że zwyczajowy casual friday zmienił się już w „piątki bez telekonferencji”. Mimo to każdy szef zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne dla pracy zespołu są codzienne małe rytuały. Wielu z nich nie da się przenieść do sieci, ale warto zadbać o nowe. Wideospotkanie raz w tygodniu, na którym nie rozmawia się o pracy, to tylko jeden z wielu pomysłów. Można rywalizować w treckingu korzystając z aplikacji z GPS, grać w wirtualne gry zespołowe, czy zaangażować się w wolontariat na rzecz jakiegoś konkretnego celu. Istotne, żeby przynosiło to pracownikom dodatkową satysfakcję, nie starało się na siłę udawać życia w realu i żeby było dostępne dla wszystkich. I jeszcze jedna rzecz: wraz ze starymi rytuałami w wielu firmach do sieci nie przeniosła się też etykieta. W pracy zdalnej warto więc ustalić minimalny standard: kamery włączone, mikrofony wyciszone ( oczywiście poza osobą, która aktualnie jest przy głosie).
4. Nie udawajcie, że praca zdalna nic nie zmienia
Praca zdalna to w dużej mierze praca w izolacji i osamotnieniu. Z jednej strony sprzyja skupieniu, z drugiej powoduje niewystępujące wcześniej napięcia. W wielu badaniach, które starały się uzyskać odpowiedź na pytanie czy praca zdalna podnosi czy obniża efektywność, głosy zwolenników jednej i drugiej tezy rozkładały się podobnie. To dlatego, że ma ona bardziej indywidualny charakter, a od szefów wymaga większej niż wcześniej elastyczności. Warto zdawać sobie z tego sprawę również dlatego, że wielu menedżerów skupiło się na kontroli pracowników zapominając o własnych potrzebach. Czasami, żeby być skuteczniejszym szefem, wystarczy sobie uświadomić, że satysfakcję z pracy przynosił też kontakt z ludźmi, a na jej jakość wpływała swobodna krytyka, burze mózgów, możliwość dostrzeżenia sygnałów akceptacji dla nowych pomysłów. I warto zadbać o to, żeby izolacja, jaka łączy się z pracą zdalną nie oznaczała także odgórnego podejmowania decyzji. Włączanie w ten proces zespołów pracowników jest chyba ważniejszy niż kiedykolwiek.
5. Rozwijajcie siebie i zespół
Czas zamknięcia w domach, jaki wymusiła na nas pandemia, to również moment, w którym wielu naszych pracowników zadaje sobie pytania o przyszłość zawodową, weryfikuje swoje umiejętności, stara się nabyć kompetencje, które umożliwiłyby im rozwój w nowej rzeczywistości. Nie ma powodów przypuszczać, że po okresie epidemii wrócimy do biur i będzie tak, jak przedtem. Wiele firm już z ogłosiło, ze przechodzą na home office na stałe, z kolei pracownicy pytani o idealny model pracy po pandemii najczęściej chcą mieć pracę hybrydową – wykonywaną zdalnie, ale z możliwością kontaktu w świecie rzeczywistym, bądź też wykonywaną naprzemiennie z pracy i z biura. Wszystko to wymaga innych umiejętności – od pracowników samodyscypliny i mistrzowskiego organizowania czasu, od ich szefów świadomości, że w nowych warunkach bardziej niż na autorytet władzy mogą liczyć na wpływ i na zaufanie. Okres skupienia na sobie i pracy z domu paradoksalnie jest idealnym czasem na rozwój w firmie. Warto w tym czasie zastanowić się nad programem szkoleń, użyciem niestandardowych narzędzi menadżerskich, zainwestowaniem w budowę marki osobistej swojej i pracowników. W nowej rzeczywistości- jaka by nie była- to zaprocentuje, a dziś przyniesie dodatkową satysfakcję w pracy i okazję do spojrzenia w przyszłość.